واحد دبیر خانه

خانم نسترن ندرتی

سمت:مسئول دبیرخانه

شماره : 04532174220

واحد دبیرخانه بیمارستان شهداء یکی از بخش‌های مهم اداری است که نقش محوری در گردش مکاتبات، اسناد و اطلاعات رسمی بیمارستان دارد. وظایف این واحد معمولاً شامل موارد زیر است:

شرح وظایف واحد دبیرخانه بیمارستان

               

                  1          ثبت و شماره‌گذاری مکاتبات

            •          دریافت، ثبت، شماره‌گذاری و تاریخ‌گذاری کلیه نامه‌های وارده به بیمارستان.

            •          ثبت و خروج مکاتبات صادره از بیمارستان به سازمان‌ها، بیمه‌ها و سایر مراجع.

            2          دسته‌بندی و بایگانی اسناد

            •          بایگانی نامه‌ها و مکاتبات بر اساس موضوع و واحد مربوطه.

            •          نگهداری اسناد محرمانه در شرایط ایمن و دسترسی محدود.

            3          ارسال و توزیع مکاتبات

            •          ارجاع نامه‌ها و مکاتبات به واحدها و مدیران مربوطه.

            •          پیگیری دریافت پاسخ نامه‌ها و گزارش‌دهی به مدیریت.

            4          تنظیم و تایپ مکاتبات

            5          ایجاد هماهنگی میان مدیریت بیمارستان و سایر واحدها از طریق مکاتبات رسمی

            6          مدیریت فرم‌ها و مستندات داخلی

            •          تهیه، توزیع و کنترل فرم‌های اداری و مدیریتی بیمارستان.

            •          اطمینان از صحت و کامل بودن مستندات پیش از ارسال.

            7          کنترل و پیگیری مصوبات و دستورات اداری

            •          ثبت و پیگیری مصوبات هیئت‌رییسه یا کمیته‌های بیمارستان.

            •          یادآوری و ابلاغ دستورات اداری به واحدهای مرتبط.

            8          رعایت محرمانگی و ضوابط قانونی

            •          رعایت اصول محرمانگی در اسناد پزشکی و مکاتبات حساس.

            •          پایبندی به قوانین و دستورالعمل‌های وزارت بهداشت و مدیریت بیمارستان.